Ochrana osobních údajů

Prohlášení o ochraně osobních údajů

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás důležitá.

Ve společnosti M Trading Czech s.r.o. se sídlem Polkovice 210, 751 44 Polkovice, okr. Přerov, IČ: 29451833, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v  Ostravě, Oddíl C, vložka 54365 (dále jen „M Trading Czech s.r.o.“) se zavazujeme poskytnuté osobní údaje chránit.

Cílem tohoto prohlášení je informovat o zpracování osobních údajů. Níže naleznete informace o tom, proč, kdy, jak a jaké osobní údaje ve společnosti M Trading Czech s.r.o. zpracováváme.

Zavazujeme se učinit veškerá opatření, abychom zamezili zneužití osobních údajů, které nám poskytujete. M Trading Czech s.r.o. zpracovává pouze přesné osobní údaje, které získala za stanoveným účelem, v přesně stanoveném rozsahu, po dobu trvání smluvního vztahu a následně další období dle níže uvedeného rozpisu:

Typ dokumentu

Doba archivace

Dokumenty určené k daňové kontrole (podnikatel, který není dle zákona o úcetniství úćetní jednotkou)

3 roky (možnost prodloužení lhůty o 10let)

Účetní uzávěrky a výroční zprávy (účetní jednotka)

10 let

Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy (účetní jednotka)

5 let

Účetní doklady, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, daňové doklady aj. (účetní jednotka)

5 let

Doklady od osob povinných k dani z přidané hodnoty (podnikatelé i účetní jednotky)

10 let

Stejnopisy evidenčních listů

3 roky

Mzdové listy (mzdové listy poživatelů starobního důchodu)

30 let (10let)

Údaje potřebné pro stanovení a odvod pojistného

10 let

Důvodem pro takové zpracování je zákonná povinnost. Po uplynutí této doby budou všechny osobní údaje smazány.

 

Základní pojmy a informace

Vysvětlení základních pojmů, které se týkají ochrany osobních údajů.

 

Osobní údaj

Osobním údajem je jakákoliv informace o konkrétní fyzické osobě. Kromě adresy, čísla a jiných identifikátorů to může být i jakýkoliv fyzický, fyziologický, genetický, psychický, ekonomický, kulturní nebo společenský rys této fyzické osoby.

 

Zvláštní kategorie osobních údajů

Jde pouze o nové označení citlivého osobního údaje. Jedná se o takový osobní údaj, který Vás sám o sobě může poškodit ve společnosti, v zaměstnání, ve škole či může zapříčinit Vaši diskriminaci. Takový osobní údaj vypovídá obvykle o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, případně dochází ke zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

 

Subjekt údajů

Subjektem údajů je žijící fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají, a kterou je možné dle osobního údaje identifikovat nebo která je identifikovatelná.

 

Správce osobních údajů

Správcem je fyzická nebo právnická osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a za zpracování primárně odpovídá. Není-li v těchto zásadách nebo podmínkách konkrétní služby uvedeno jinak, platí, že správcem osobních údajů je M Trading Czech s.r.o.

 

Zpracovatel osobních údajů

Zpracovatel osobních údajů je najímán správcem a jeho jménem zpracovává osobní údaje. Vždy ale provádí jen takové operace, kterými ho správce pověří nebo jaké vyplývají z jeho dosavadní činnosti. V případě naší společnosti se jedná o externí účetní společnost Clerk Consultant, spol. s r.o, která pro nás zpracovává osobní údaje zaměstnanců a obchodních partnerů.

 

Zpracování osobních údajů

Zpracování je jakákoli operace nebo soubor operací, která je prováděna s osobními údaji nebo soubory osobních údajů pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo jejich zničení.

 

Zpracování osobních údajů v souvislosti s koupí zboží

V případě nákupu zboží bude naše společnost zpracovávat osobní údaje obchodních partnerů, a to v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonický kontakt, fakturační adresa a adresa pro doručení zboží, pokud je jiná, než fakturační adresa, (název organizace, IČ, DIČ), viz.níže uvedená tabulka.

Zpracování výše uvedených osobních údajů obchodních partnerů bude společnost M Trading Czech s.r.o. provádět za účelem realizace uzavřené kupní smlouvy, dodání objednaného zboží a v neposlední řadě také za účelem ochrany svých práv a právem chráněných zájmů.

 

Jaký typ osobních údajů zpracováváme?

Obchodní vztah

Zpracovávané osobní údaje

Vytvoření, zpracování   a realizace objednávky

a) jméno
b) příjmení (nebo název firmy)
c) IČ

d) DIČ
e) e-mailová adresa
f) telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
g) číslo faxu (pokud se nám jej rozhodnete sdělit)
h) fakturační adresa
i) dodací adresa, pokud je rozdílná od fakturační

Registrace v systému v souvislosti s připravovanou obchodní spoluprací, kontakt obchodními zástupci

a) jméno

b) příjmení (nebo název firmy)
c) IČ

d) DIČ
e) e-mailová adresa
f) telefonní číslo (nebo čísla, pokud nám je sdělíte)
g) číslo faxu (pokud se nám jej rozhodnete sdělit)
h) fakturační adresa
i) dodací adresa, pokud je rozdílná od fakturační

 

Technická, organizační a jiná opatření

Naše společnost usiluje o to, aby Vámi svěřené osobní údaje byly v maximálním bezpečí. Za tímto účelem jsme zavedli řadu technických a organizačních opatření, která ochrání Vaše osobní údaje před neautorizovaným nebo nezákonným zpracováním a před neúmyslnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Snažíme se zpracovávat pouze ty informace, které nezbytně potřebujeme, nebo ty informace, které nám se svým souhlasem nad rámec nezbytně nutného zpracování poskytnete. Všechna rozhraní našich webových stránek nebo aplikací pro poskytování služeb jsme navíc upravili tak, aby byla nastavena nejvyšší možná míra soukromí.

 

Analýza webových stránek

Společnost M Trading Czech s.r.o. nepoužívá na svých webových stránkách žádné soubory, které by umožňovaly identifikaci uživatelů webových stránek.

 

Zdroje osobních údajů

M Trading Czech s.r.o. získává osobní údaje zejména od subjektů v rámci obchodních aktivit (objednání zboží, realizace objednávky, řešení reklamací, atd.).
M Trading Czech s.r.o. informuje subjekty údajů o tom, kdy je poskytnutí osobních údajů nezbytné pro poskytnutí konkrétní obchodní aktivity a kdy je naopak dobrovolné, avšak poskytnutí takových osobních údajů usnadní vzájemnou komunikaci mezi subjektem údajů a společností M Trading Czech s.r.o.

 

Kamerový systém na jednotlivých pobočkách

Za účelem zajištění bezpečnosti společnosti M Trading Czech s.r.o. a také bezpečnosti zaměstnanců společnosti jsou v budovách jednotlivých poboček instalovány kamerové systémy. O umístění kamerových systémů jsou subjekty údajů vždy informováni informačními cedulemi a piktogramy při vstupu do takového prostoru. Záznami z kamerových systému se nearchivují, neboť pracují pouze v systému online. Mimo uvedený účel nejsou kamerové záznami nijak zpracovávány.

 

Práva subjektů údajů:

Subjekt údajů je oprávněn požadovat informaci o zpracování svých osobních údajů a účelu zpracování osobních údajů, rozsahu, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, o zdrojích osobních údajů, o povaze automatizovaného zpracování, o zpracovatelích, o příjemcích, případně kategoriích příjemců osobních údajů.

Přejete-li si se dozvědět, jaké osobní údaje o Vás obecně zpracováváme, můžete o to požádat na naší e-mailové adrese: Táto adresa je chránená pred robotmi nevyžiadanej pošty. Ak ju chcete vidieť, musíte mať povolený JavaScript. .

Současně ale uveďte, které konkrétní informace požadujete. Výčet informací, na něž máte právo, naleznete v článku 13 a 14 GDPR. (http://www.privacy-regulation.eu/cs/index.htm)

M Trading Czech s.r.o. poskytne sdělení požadovaných informací bez zbytečného odkladu.

 

V případě, že subjekt údajů zjistí nebo se domnívá, že M Trading Czech s.r.o. nebo smluvní Zpracovatel společnosti M Trading Czech s.r.o. provádí zpracování osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektů údajů nebo v rozporu se zákonem, je oprávněn:

  • požádat M Trading Czech s.r.o. o vysvětlení;
  • požadovat, aby M Trading Czech s.r.o. odstranila tento stav, zejména je subjekt oprávněn požadovat blokaci, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů. M Trading Czech s.r.o. bez zbytečného odkladu informuje subjekt údajů o vyřízení jeho žádosti;
  • zároveň informujeme, že subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů. (https://www.uoou.cz/)

 

Aktualizace zásad osobních údajů

Udržujeme zásady ochrany osobních údajů aktuální a v souladu s aplikovatelnými právními předpisy. Z toho důvodu může čas od času docházet k jejich změnám. Žádáme všechny naše obchodní partnery, aby těmto zásadám věnovali patřičnou pozornost.

 

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů je platné a účinné od 2.5.2018.